Бесплатный номер по России

8 800 500 72 72

Eng Ru

Общие условия участия

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ ВЫСТАВОК 

АО «Тюменская ярмарка», Выставочный зал, ул. Севастопольская, 12, г. Тюмень, 625013

Проезд городским транспортом № 13, 14, 43, м.т. №29  (схема проезда)

От ж\д вокзала  автобус №25

От аэропорта маршрутное такси №35

ОПИСАНИЕ ВЫСТАВОЧНОГО ЗАЛА

Закрытая выставочная площадь (внутри выставочного зала ) – 2700 м.кв.

Открытая выставочная площадь (уличная экспозиция) – 2100 м.кв.

Конференц-зал – 62 м.кв., (60-70 чел.)

Высота потолков выставочного зала: от пола до балок, светильников, ферм перекрытия – 6,5 метров

Нагрузка на пол – 0,95 тонн/1 м2

Габаритные размеры грузовых ворот составляют: высота – 3,5 м., ширина – 3 м.

1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УЧАСТИЯ

ОФОРМЛЕНИЕ УЧАСТИЯ. 

Организация, желающая принять участие в выставке (далее по тексту Участник), направляет в адрес АО «Тюменская ярмарка» (далее по тексту Организатор) заполненную, подписанную и заверенную печатью Заявку (форма №1). 

Заполненную Заявку необходимо заблаговременно отправить в адрес Организатора. Заявки, поступившие позднее указанного срока, рассматриваются только при наличии незанятой выставочной площади.

После подтверждения участия и получения заявок на выставочную площадь и дополнительные услуги, Организатор высылает Участнику договор и счет, в котором указана стоимость участия.

Стоимость участия в выставке формируется из суммы обязательного регистрационного сбора, стоимости аренды выставочной площади и дополнительного оборудования (услуг).

Обязательный регистрационный взнос включает: размещение информации о фирме в каталоге выставки, приглашение на банкет, пакет участника выставки (2 бейджа, один экземпляр каталога, программа выставки и др.).

ОПЛАТА ЗА УЧАСТИЕ.

Оплата производится в рублях согласно счету, выставленному Организатором на основании Заявки, путем безналичного перечисления. Денежные средства должны быть зачислены на расчетный счет Организатора не менее чем за 30 дней до начала выставки, более поздние сроки оговариваются с Организатором выставки, согласно договору на оказание услуг. В платежном поручении необходимо указать: «Оплата за участие в выставке (название)». 

Сумма регистрационного сбора должна быть переведена на расчетный счет Организатора в трехдневный срок с момента предъявления счета. После поступления сбора Организация регистрируется в качестве Участника данной выставки.

В случае предоставления дополнительного оборудования (услуг) непосредственно в дни работы выставки оплата производится только за наличный расчет (при этом данные услуги оказываются Организатором только после их оплаты).

До окончания выставки Участники должны оплатить все дополнительные услуги, заказанные в период работы выставки, согласно выставленным счетам.

Участник получает "разрешение на выезд", которое позволяет ему вывезти экспонаты и собственное имущество из выставочного павильона, только после погашения финансовой задолженности.

ОТКАЗ ОТ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ.

Отказ от участия в выставке принимается Организатором только в письменной форме. При отказе организации от участия в выставке не позднее, чем за 30 дней до ее открытия, сумма оплаты возвращается без учета регистрационного сбора. При отказе в более поздний срок оплата не возвращается. При этом Организатор обязуется разместить в каталоге выставки предоставленную Участником информацию и выслать ему один экземпляр каталога. 

ДОПУСК НА ВЫСТАВКУ. 

Участник допускается на выставку только при наличии у него оформленных в установленном порядке Заявки (обязательны оттиск печати и подпись руководителя), договора на оказание услуг при проведении выставки (ярмарки) и доверенности на лицо, уполномоченное действовать от имени организации (с правом подписи финансовых и юридических документов), а также копии платежного поручения об оплате участия в выставке с отметкой банка.

2. АРЕНДА ВЫСТАВОЧНОЙ ПЛОЩАДИ 

Организатор осуществляет застройку выставочных стендов из выставочных конструкций системы EXPONORM (панели белого цвета), высота стандартного стенда составляет 240 см., ширина одной панели – 98 см., размер фризовой панели – 200х23 см.

ОБОРУДОВАННАЯ ВЫСТАВОЧНАЯ ПЛОЩАДЬ.

Участник может заказать стенды необходимых  размеров: 4 м2, 6 м2, 8 м2, 9 м2, 10 м2, 12 м2, 16 м2,  и т.д. 

Оборудованная выставочная площадь включает: боковые и задние стены, ковровое покрытие, фризовая панель с названием компании Участника, один стол, 2 стула, розетка 220В, мусорная корзина, общее освещение зала, общая уборка, общая охрана.

В рамках предоставленной площади могут находиться конструктивные элементы павильона, колонны, площадь которых не учитывается в  величине арендуемой площади. 

При заказе стенда более 4 м2  Участнику необходимо предоставить планировку стенда с указанием оборудования, арендуемого у Организатора  выставки, расположения светильников, электрических розеток, с указанием напряжения и мощности (форма №2).

РАСПОЛОЖЕНИЕ И ВИДЫ СТЕНДОВ.

А – линейный стенд (открыта одна сторона).

B - угловой стенд (открытый с двух сторон) – доплата 10% от стоимости стенда.

C - сквозной стенд (открытый с двух сторон) – доплата 10% от стоимости стенда.

D - полуостров (открытый с трех сторон) – доплата 20% от стоимости стенда. 

E - стенд-остров (открытый с четырех сторон) – доплата 25% от стоимости стенда. 

На линейные стенды, расположенные вдоль главного прохода выставочного зала – доплата 25% от стоимости стенда.

ОТКРЫТАЯ ВЫСТАВОЧНАЯ ПЛОЩАДЬ. 

При аренде открытой площади (вне павильона, на прилегающей территории) необходимо сообщить сведения об экспонатах (название, габариты, вес, дату прибытия, необходимость погрузо-разгрузочных работ, подвода электричества с указанием необходимого напряжения и мощности).

ФРИЗОВАЯ НАДПИСЬ. 

Надписи на фризовых панелях изготавливаются Организатором в едином для всех Участников цвете, размере и стиле.  Организатор размещает на фризовой панели в точности ту информацию, которую Участник указал в Заявке (форма №1). По желанию Участника за дополнительную плату на фризовой панели может быть помещён фирменный знак и логотип. Заявку на изготовление Участник должен предоставить не позднее, чем за 15 дней до начала работы выставки.

МОНТАЖНЫЕ И ДЕМОНТАЖНЫЕ РАБОТЫ. 

Работы по монтажу экспозиций (экспонатов) начинаются в сроки, установленные Организатором, т.е. за один день, до начала выставки. В случаях, когда для застройки стенда необходимо больше времени Организатор по согласованию с Участником может продлить время до трех дней.  Участник должен письменно уведомить Организатора о необходимых сроках монтажа, с указанием ответственных лиц и режима работы. Монтажные работы должны быть закончены не позднее, чем за 2 часа до момента официального открытия выставки. 

Погрузочно-разгрузочные, строительные, монтажно-демонтажные  работы и художественное оформление стендов может быть начато также не ранее установленного срока и должно быть закончено, включая вывоз тары, не позднее, чем за 2 часа до официального открытия выставки.

Демонтаж экспозиции и вывоз экспонатов производится только после официального окончания работы выставки. 

Демонтаж стенда и вывоз выставочных грузов должны быть закончены, как и все работы по приведению в первоначальное состояние полученной в аренду выставочной площади, не позднее срока, установленного Организатором. После окончания выставки детали индивидульных стендов  и конструкций вывозятся Участником самостоятельно и за свой счет.

МОНТАЖ ИНДИВИДУАЛЬНЫХ СТЕНДОВ.  

В случаях, когда Участник монтирует стенд самостоятельно из собственных конструкций или привлекает другие компании-застройщики за свой счет, Участник должен  письменно уведомить Организатора и согласовать технические возможности застройки с Организатором. 

При монтаже стенда своими силами или с привлечением подрядных организаций должны соблюдаться следующие технические требования:

*все временные сооружения и стенды устанавливаются в пределах выделенной Участнику площади;

*высота стендовой конструкции не должна превышать 6,5 м.

*подвешивание конструкций к потолку павильона запрещено или возможно только с письменного разрешения Организатора, после согласования технических характеристик (вес, габариты) конструкции.

Проекты индивидуального строительства стендов должны быть представлены в обязательном порядке для одобрения в оргкомитет Организатора не позднее 15 дней до открытия выставки. Конструкция стенда и его оформление и работы по его монтажу должны отвечать требованиям техники безопасности и противопожарной безопасности.

Монтаж и демонтаж экспонатов производится только в пределах арендуемых Участником площадей при обязательном условии сохранения проходов свободными от тары и строительных отходов.

Не допускается:

*наносить краску, лак, клей или иное трудноудалимое покрытие на выставочное оборудование, пол, стены и колонны выставочного павильона;

*делать отверстия в выставочном оборудовании, полах, стенах, колоннах.

3.ОБЩИЕ УСЛОВИЯ

РЕГИСТРАЦИЯ УЧАСТНИКОВ.

Регистрация Участников выставки производится в помещении Выставочного зала на СТЕНДЕ РЕГИСТРАЦИИ в день заезда Участников (с 10.00 до 18.00) и в первый день открытия выставки (с 9.00 до 11. 00).

На стенде регистрации Участник можете отметить командировочное удостоверение, получить дополнительную информацию о выставке и услугах предоставляемых Организатором, заказать необходимое Участнику дополнительное оборудование и услуги. А также все вопросы, возникающие в период подготовки экспозиции и работы выставки к персоналу Выставочного зала, Участник решает с менеджером выставки на СТЕНДЕ РЕГИСТРАЦИИ.

БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ.

По окончании выставки Участник получает от Организатора бухгалтерские и юридические документы: счет-фактура, акты выполненных работ, счет, договор, оформленные в соответствии с утвержденным постановлением Правительства РФ о порядке оформления счет-фактур. Данные Участника в выше перечисленные документы заносятся  в соответствии с заполненной Участником  Заявкой (форма№1). Организатор просит более внимательно отнестись к заполнению юридических и банковских реквизитов фирмы Участника в Заявке!

ОХРАНА. 

Организатор не несет ответственности за утрату или повреждение экспонатов и других материальных ценностей, принадлежащих Участнику, его агенту или лицам, работающим у Участника, или им приглашенным в рабочее время монтажа и демонтажа, оформления, декорирования стендов, вывоза экспонатов, а также в часы работы выставки. Организатор не несет ответственности за любые убытки, возникшие вследствие форс-мажорных обстоятельств.

Организатор обеспечивает общую охрану выставочного зала в часы работы выставки, круглосуточную охрану общественного порядка на выставке, не осуществляя при этом индивидуальную охрану экспонатов. В случае необходимости, на основании дополнительного соглашения с Участником и за дополнительную плату может быть организована охрана стенда и экспонатов Участника. Вне времени работы выставки под охрану принимаются только ценности, упакованные в запечатанные ящики, контейнеры или находящиеся в опечатанном помещении на основании ежедневного акта приема-передачи товароматериальных ценностей

УРОВЕНЬ ШУМА. 

При проведении презентаций, видео/аудио демонстраций и т.п. не допускается уровень шума более 60 ДБ. При появлении жалоб со стороны других Участников выставки на слишком высокий уровень шума Организатор имеет право отключить источник шума на основании акта замера. Акт составляется в 2-х экземплярах, подписывается ответственным сотрудником АО «Тюменская ярмарка» и передается Участнику выставки.

ПРАВИЛА ПРОТИВОПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ. 

Участник обязан соблюдать Правила техники безопасности, пожарной безопасности и производственной санитарии и нести ответственность за их нарушение.

КУРЕНИЕ НА ТЕРРИТОРИИ  ВЫСТАВОЧНОГО ЗАЛА, НА ВЫСТАВОЧНЫХ СТЕНДАХ ЗАПРЕЩЕНО.

Во время проведения выставки курение допускается только в специально отведенном для этого месте.

СТОЯНКА ДЛЯ АВТОМОБИЛЕЙ.

Около выставочного зала имеется охраняемая стоянка для легкового транспорта, Участник может безвозмездно воспользоваться стоянкой только в часы работы выставки с 9.00 до 18.00, при предъявлении бейджа.

4. ДРУГИЕ ВИДЫ УЧАСТИЯ

СПОНСОР  ВЫСТАВОК.

Услуга по продвижению Вашей компании в рамках специализированных выставок.

Организатор предлагает воспользоваться дополнительной услугой по продвижению Вашей компании в рамках специализированных выставок и приобрести один из Спонсорских пакетов  (Пакет Генерального спонсора выставки, Пакет Официального спонсора выставки, Пакет Партнера выставки).

Подробную информацию о стоимости спонсорских пакетов Вы можете уточнить у менеджера выставки.

УЧАСТИЕ НЕСКОЛЬКИХ ФИРМ НА ОДНОМ СТЕНДЕ.

При участии нескольких фирм на одном стенде – за каждую дополнительную взимается плата в размере  дополнительного регистрационного сбора. Информация о каждом дополнительном Участнике размещается в официальном каталоге выставки, каждому Участнику предоставляется 1 экземпляр каталога, изготавливается фризовая надпись.

ЗАОЧНОЕ УЧАСТИЕ. 

Рекламная информация Участника, полученная за 15 дней до начала выставки, размещается на стенде «Заочное участие». Сведения о Фирме, указанные в Заявке, размещаются в каталоге выставки, Участнику предоставляется 1 экземпляр каталога.

ПРОВЕДЕНИЕ КОНФЕРЕНЦИЙ, АРЕНДА КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛА. 

На территории Выставочного зала есть конференц-зал на 70 человек, оборудованный для проведения семинаров, конференций, круглых столов. Каждый Участник выставки может арендовать конференц-зал и необходимое оборудование, для проведения мероприятий, в рамках выставки.

Организатор по просьбе Участника может внести данное мероприятие в программу выставки.

КАТАЛОГ ВЫСТАВКИ.

Организатор издает официальный каталог Участников на СD-диске для каждого выставочного мероприятия. Включение в каталог обязательно для всех Участников и входит в стоимость регистрационного сбора. Участники  должны не позднее, чем за 15 дней до даты официального открытия выставки, предоставить следующую информацию: полное название фирмы, страна, почтовый адрес, телефон, факс, адрес электронной почты и адрес сайта в Интернет, краткие сведения об основной деятельности фирмы не более 100 слов на русском языке. (ФОРМА № 3).

Оплата публикации фирменных знаков и логотипов, а также рекламного модуля в цвете производится согласно расценкам  на дополнительные услуги.

Участник несет полную ответственность за предоставленные Организатору сведения для публикации в каталог или рекламное объявление, а также за отрицательные последствия, которые могут возникнуть при неточности представленных данных. 

РАЗМЕЩЕННИЕ ИНФОРМАЦИИ ФИРМЫ В  КАТАЛОГЕ ВЫСТАВКИ.

Любая организация, в том числе и не принимающая участия в выставке, за дополнительную плату может разместить в каталоге свое рекламное объявление и торговую марку. 

ТРЕБОВАНИЯ К ГРАФИЧЕСКИМ МАКЕТАМ.

Растровые изображения. Растровую графику, необходимо предоставлять в следующих форматах:

TIFF CMYK (полноцветная печать),

TIFF GRAYSCALE (одноцветная печать),

TIFF BITMAP (штриховая печать),

Photoshop EPS (при растровом изображении с 5 и более цветами).

Векторная графика.  Все шрифты должны быть переведены в кривые. Сложные спецэффекты (тени, линзы, powerclip, прозрачности, и пр.) - должны быть конвертированы в растровое изображение. Векторную графику оптимально предоставить в формате - EPS, AI, CDR, PDF.

Требования к логотипам. Логотипы оптимально предоставить в формате – CDR. (Corel Draw 5-13).

5. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛУГИ И ОБОРУДОВАНИЕ

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ ВЫСТАВОЧНОЕ  ОБОРУДОВАНИЕ. 

Участникам выставки предоставляется в аренду дополнительное  выставочное оборудование и мебель, телефакс, ксерокс,  Интернет. Заявка на дополнительное оборудование (форма №2).

Организатор принимает заявки на оклейку оборудования и панелей самоклеящейся пленкой согласно предоставленному Участником эскизу и за дополнительную плату. Если пленку для оклейки предоставляет сам Участник, то организатор не несет ответственность за ее качество и качество работ по ее наклеиванию.

Перечень и стоимость дополнительного оборудования (услуг) Вы можете посмотреть на нашем сайте http://expo72.ru/udu_t.html.

РАДИООБЪЯВЛЕНИЯ.

Участники  могут за отдельную плату информировать посетителей о своем участии или о своих экспонатах по выставочному радио. Заказы Участников и тексты направляются непосредственно администрации выставки.

РАЗМЕЩЕНИЕ БАНЕРОВ.

Организатор предоставляет Участникам за дополнительную плату рекламные площади в специально отведенных внутри  выставочного павильона местах для размещения  плакатной рекламы, в т.ч. на потолочных конструкциях выставочного зала,  максимальный размер баннера 3*6 метра.

КОНКУРС НА ЛУЧШУЮ ПРОДУКЦИЮ.

В целях содействия продвижению на рынок инновационных технологий, качественных товаров, оборудования и услуг Организатор в рамках выставок проводит конкурс с присуждением медалей и дипломов выставки. В конкурсе принимают участие предприятия-участники выставок. Положение о проведении конкурса можно запросить у менеджера выставки. Заявки на участие в конкурсе принимаются на стенде регистрации в день заезда Участников (до 18.00) и в день открытия выставки (до 12. 00).  Награждение Участников выставки проводится в последний день работы выставки.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ ДЛЯ ПРИВЛЕЧЕНИЯ ЦЕЛЕВОЙ АУДИТОРИИ ПОСЕТИТЕЛЕЙ НА СТЕНД УЧАСТНИКА.

Организатор предлагает своим Участникам на безвозмездной основе воспользоваться новой услугой для эффективного привлечения целевых посетителей на стенд. Для повышения эффективности работы экспонентов по привлечению целевой аудитории на свои стенды, менеджер выставки, за несколько недель до ее начала, предоставляет Участнику электронную базу предприятий отрасли по Тюменскому региону. Участник вправе воспользоваться предоставленной базой для рассылки персональных приглашений, уведомлений и т.п. База высылается Участникам только после заключения договора и полной оплаты счета за участие в выставке. Более полную информацию об услуге Вы можете получить у менеджера выставки.

Подробно об основных этапах подготовки и работы на выставке, об оценке экономической и косвенной эффективности своего участия читайте в разделе «Рекомендации участникам» http://expo72.ru/uchastnikam/recomed_uchastn/

ТРАНСПОРТНЫЕ И ЭКСПЕДИТОРСКИЕ УСЛУГИ. ГРУЗЫ И ДОСТАВКА. 

Доставка выставочных грузов до стенда осуществляется Участником. При наличии затруднений в поиске экспедитора Участник  может обратиться к официальному партнеру Организатора по осуществлению транспортно-экспедиционных и погрузо-разгрузочных работ фирме ООО «АНТЭК» и воспользоваться услугами данной фирмы. Погрузка-разгрузка экспонатов и стендового материала до стенда или обратно осуществляется согласно заполненной заявке (форма № 5,6). Форма заявки и цены находятся на сайте.

ХРАНЕНИЕ ТАРЫ. 

Организатор предлагает за дополнительную плату услуги  по хранению тары в холодном складском помещении по заявке Участника  и несет ответственность за них только в том случае, когда услуги оплачены, экспонаты переданы Участником Организатору по акту приема-передачи. 

Экспонаты, которые оставлены на территории выставочного комплекса после закрытия выставки и не сданы на склад «Тюменской ярмарки» с соответствующей документацией, или чей вывоз не последовал по прошествии месячного срока, считаются брошенными и Организатор может распоряжаться ими как своей собственностью.

БРОНИРОВАНИЕ ГОСТИНИЦЫ. 

Организатор  помогает в бронировании мест для Участников и гостей выставки в гостинице «ВОСТОК». Забронировать гостиницу можно подав заявку в оргкомитет выставки (форма№4). Форма заявки и цены находятся на сайте.

ТРАНСПОРТИРОВКА ВЫСТАВОЧНЫХ ГРУЗОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ТАМОЖЕННОМУ ОФОРМЛЕНИЮ. 

По всем вопросам, связанным с транспортировкой выставочных грузов  и таможенным оформлением обращаться: 

Hansa-Messe-Speed GmbH

Bornberg 94 

42109 Wuppertal

Phone: +49 (0) 202 / 271 58 -0

Fax: +49 (0) 202 / 271 58 -59

www.hansa-messe-speed.de

info@hansa-messe-speed.de

Департамент по работе с Россией, СНГ, странами Балтии

Руководитель  Збигнев Плута

Телефон:+49 (0) 202 / 271 58 - 16 

Факс:+49 (0) 202 / 271 58 - 56 

e-mail:zbigniew.pluta@hansa-messe-speed.de


Правила проведения монтажных работ

Инструкция по проведению монтажных, оформительских и демонтажных работ на территории Выставочного центра АО «Тюменская Ярмарка»

Договор на проведение монтажных, оформительских и демонтажных работ на территории Выставочного центра АО «Тюменская ярмарка»

Акт соответствия технической документации застройщика по проведению монтажных, оформительских и демонтажных работ на территории Выставочного центра АО «Тюменская ярмарка»

Доверенность на проведение монтажных, оформительских и демонтажных работ на территории Выставочного центра АО «Тюменская ярмарка»

Приказ о назначении ответственного за проведение монтажно-демонтажных работ и соблюдение Правил техники безопасности и Правил пожарной безопасности