Бесплатный номер по России

8 800 500 72 72

Eng Ru

Регламент бизнес процесса «Подготовка и участие компании в выставках»

Общие положения.

1.  Ответственным за бизнес процесс подготовки, участие и проведение выставок и презентаций, назначается Руководитель службы маркетинга, если иное не оговорено в Приказе Генерального директора по проведению конкретного мероприятия.

2.  Руководитель службы маркетинга осуществляет оперативное руководство и управление процессом взаимодействия подразделений компании в рамках решения стоящих задач, включая контроль за соблюдением регламента ее подразделениями, представления по ним отчетной (аналитической) информации и проводит анализ эффективности осуществленных мероприятий, включая оценку целесообразности участия в конкретных выставках и презентациях, которые представляет Генеральному директору и Совету директоров.

3.   В случае необходимости Руководитель службы маркетинга разрабатывает предложения по повышению эффективности взаимодействия подразделений компании в рамках этого бизнес-процесса, которые направляет для согласования руководителям отделов компании и последующего утверждения Генеральным директором и Советом директоров.

 Информационное обеспечение функционирования бизнес-процесса

  • Служба маркетинга разрабатывает структуру полей матриц «БД-Выставки (Презентации)», определяет порядок и ответственность за достоверность вносимой информации в них  и уровни доступа к отдельным ее полям для сотрудников подразделений компании. Готовит задание на создание интерфейса сопряжения этой БД с другими БД компании  и направляет их для согласования руководителям отделов: конструкторско-технологического, производственного, финансового и стратегического управления (планирования) для согласования и последующего утверждения Генеральным директором и Советом директоров.

Структура полей БД- Выставки:

  • полное название выставки;

  • из каких источников, конкретно, была получена информация о выставке (Министерство, Муниципальные или Государственные учреждения, Партнеры, Потребители,  СМИ, Интернет, другое - указать);

  • категория выставки и на кого она ориентирована (меню- подсказка);  

  • официальный организатор выставки;

  • с какого года проводится выставка;

  • страна, город и время проведения (с : по:);  

  • общая площадь выставочной экспозиции и количество экспонентов на ней (планируемое);

  • стоимость кв. м стандартно оборудованной экспозиционной площади;

  • минимальная площадь аренды выставочной площади, в кв. м;

  • минимальный размер стенда в кв. м, арендуемого  компанией на выставке, в предшествующие годы (если она уже принимала участие, то ссылка на файл, где размешен Отчет об участии в выставке);

  • сроки подтверждения (оплаты) организаторам выставки участия компании в ней (указывается конкретная дата);    

  • стоимость размещения стандартного блока информации в официальном каталоге (при фактическом или заочном участии);

  • данные о планируемом участии в выставке основных Конкурентов или об их участии в предыдущих выставках (указывается: кто конкретно и когда);

  • виды или группы изделий, которые могут быть признаны конкурентными, из числа планируемых к демонстрации Конкурентами (конкретно, справочник-подсказка);

  • официальный язык выставки (на каких языках конкретно размещается информация в официальном каталоге выставки);  

  • в каких специализированных, региональных и национальных СМИ, в том числе, на каких серверах Интернет будет или освещалась эта выставка в прошлые годы (указывается конкретно);

  • есть ли в стране/регионе проведения выставки наши Партнеры (дистрибьюторы), если «Да», то выставляются ли они на ней самостоятельно (указать конкретно);  

  • экспертная оценка эффективности участия компании в выставке в прошедшие годы (дается бальная оценка достижения поставленных целей по «Итоговому отчету об участии компании в выставке»).

Разработка планов участия компании в выставках/презентациях

  • Служба маркетинга в срок до: декабря месяца, предшествующего года готовит План участия компании в выставках и презентациях и направляет его для согласования руководителям отделов: конструкторско-технологического, производственного, финансового, административно-технического и стратегического планирования для согласования и последующего утверждения Генеральным директором и Советом директоров.

Структура плана участия компании в выставках и презентациях:

  • полное название выставки;

  • страна, город и время проведения (с : по:, количество дней);

  • каковы приоритетные цели участия компании в выставке или презентации (указывается не более одной-трех целей, из справочника-подсказки);

  • планируемые результаты участия компании в выставке/презентации (указывается как количественные, так и качественные цели, конкретно);

  • сроки подтверждения участия компании в выставке (указывается последняя дата официального подтверждения участия компании в выставке);

  • рекомендуемый объем экспозиционной площади, в кв. м и рекомендуемый Павильон, если их несколько;

  • рекомендуемый список изделий, которые необходимо выставить для экспонирования;

  • рекомендуемый состав делегации компании на выставке (количество сотрудников и из каких конкретно подразделений компании);

  • подразделение компании, сотрудник которого будет ее ответственным представителем на выставке (если ответственным за участие в выставке является не служба маркетинга);

  • целесообразность привлечения к участию в выставке/презентации Партнеров, в том числе, в части долевого финансирования рекламных и PR -акций;

  • экспертная оценка эффективности участия компании в прошлых выставках/презентациях (дается бальная оценка достижения поставленных целей по «Итоговому отчету об участии компании в выставке/презентации»);

  • ориентировочный бюджет участия компании в выставке/презентации, включая:

  1. стоимость экспонируемой площади;

  2. стоимость доставки экспонатов на выставку и обратно;

  3. расходы на рекламную поддержку в период проведения выставки;  

  4. командировочные расходы;

  5. непредвиденные расходы (в размере до 10% от общей стоимости всех затрат по участию в выставке).

 

  • До 5 числа месяца предшествующего началу квартала, служба маркетинга согласовывает с Генеральным директором  фамилии сотрудников, назначаемых  ответственными представителями компании  в период проведения выставок/презентаций, готовит проект уточненного плана на квартал участия компании в выставках/презентациях. Проект направляет руководителям отделов конструкторско-технологического, производственного, финансового, административно-технического для согласования  и последующего утверждения Генеральным директором.

  • По каждой выставке/презентации, в которой компания планирует принимать участие, служба маркетинга готовит проект Приказа Генерального директора «План мероприятий по подготовке и участию компании в выставке» и направляет его для согласования Руководителям подразделений конструкторско-технологического, производственного, финансового и административно-технического, организационно-правового, управления персоналом и его последующего утверждения Генеральным директором.

* Вариант содержания плана мероприятий по подготовке и участию компании в выставке

Наименование мероприятия  Ответственные  Исполнители  Сроки

Подготовка официальной заявки на участие в выставке/презентации, включая объемы арендуемой экспозиционной площади и согласование всех вопросов с организаторами выставки/презентации по участию компании в  ней.     Служба маркетинга       

Определение количественных и качественных целей участия компании в выставке/презентации (формулируются конкретно в количественных и качественных показателях).     Служба маркетинга

Финансовая служба

Разработка плана экспозиции компании (дизайн-проект) и составление списка изделий, которые будут экспонироваться на выставке/презентации      Служба маркетинга

Конструкторско-технологические службы    

Подготовка образцов изделий для экспонирования на выставке/презентации, а так же средств оргтехники, которые будут использоваться на стенде.    Производственный отдел

Административно-технический отдел

Служба маркетинга     

Согласование с Партнерами компании в стране прохождения выставки/презентации совместных рекламных  и PR-акций, в том числе приглашений на стенд Потребителей, представителей национальных СМИ, в том числе специализированных и др. Служба маркетинга     

Оплата участия компании в выставке/презентации, в том числе рекламных акций, если они предусмотрены    Финансовая служба

Определение персонального состава делегации компании на выставку/презентацию.    Руководители подразделений компании    

Подготовка необходимого количества бланков Договоров и контрактов     Служба маркетинга

Организационно-правовой отдел    

Подготовка текстов пресс-релизов и других официальных материалов для размещения в национальных СМИ, в том числе специализированных.    Служба маркетинга     

Подготовка рекламно-информационных материалов в необходимых количествах    Служба маркетинга     

Подготовка памяток для стендистов и тезисов ответов на вопросы посетителей стенда:

1. о новых видах изделий, в том числе впервые экспонируемых (акцент на сферах применения и отличиях от конкурентов), ответы на наиболее часто задаваемые вопросы, касающиеся технических характеристик и потребительских свойств;

2. об ассортиментной политике компании, в том числе о планируемых к выпуску новых изделиях и сроках их выхода на рынок (принятия заказов или готовности опытных образцов);

3. о политике сервисного сопровождения;

4. о политике в сфере организации взаимоотношений с Партнерами;

5. ценовой политике.    

  1. Конструкторско-технологические службы

  2. Производственная служба

  3. Служба маркетинга

  4. Служба гарантийного обслуживания и сервисного сопровождения

  5. Служба маркетинга

  6. Планово-экономическая служба  

Организация доставки экспонатов и рекламно-информационных материалов на выставку    Административно-технический отдел

Служба маркетинга

Разработка блока вопросов для интервьюирования Посетителей (в бумажном и электронном виде).     Служба маркетинга   

Разработка формы Отчета (в бумажном и электронном виде) об участниках выставки/презентации, заполняемой сотрудниками компании непосредственно на выставке.    Служба маркетинга     

Подготовка и представление Отчета об итогах участия компании в выставке Руководителям подразделений маркетинга, коммерческого, сервиса и финансового.     Ответственный сотрудник компании на выставке    В течение 5-ти рабочих дней с даты их возвращения в компанию.

Представление Генеральному директору и Совету директоров «Итогового отчета об участии компании в выставке/презентации» и экспертная оценка ее эффективности (по 10-ти бальной шкале).     Руководитель службы маркетинга     В течение 14 календарных дней с даты завершения работы выставки или окончания презентации.

Размещение на внутреннем сервере компании дайджеста «Итогового Отчета об участии компании в выставке/презентации»    Служба маркетинга

Служба ИТ (информационных технологий). В течение 5-ти дней с даты его утверждения.

Порядок проведения интервьюирования Посетителей стенда на выставке/презентации

-  Сотрудник компании, работающий на выставке/презентации, должен проявлять максимальную активность по привлечению Посетителей на стенд компании, отвечать на их вопросы и, по возможности, проводить их интервьюирование с фиксированием его результатов.

-  Интервьюирование Посетителя  проводиться индивидуально, с использованием базового блока вопросов,  с отражением  его ответов в специальной электронной форме либо непосредственно в процессе общения, если это не вызывает негативного отношения со стороны Посетителя, либо сразу по его завершению, но в любом случае в течение того же дня, когда оно проводилось;

-  Ежедневно, сразу после прекращения доступа Посетителей  на выставку, сотрудник фиксирует ориентировочное количество Посетителей за прошедший день, ранжирует экспонируемые изделия по степени проявленного Посетителями интереса к ним, фиксирует наиболее часто задаваемые вопросы (либо отмечает те их них, что есть в справочнике-подсказке, либо вносит их).   

-  Техника общения с Посетителем во время его посещения стенда компании и его интервьюирования должна быть ориентирована помимо сбора необходимой информации на формирование/поддержание принятого (утвержденного Руководством)  имиджа компании и/или соответствующего восприятия его бренда.

Блок вопросов для интервьюирования Посетителя стенда

-         Дата

-         Посетитель: Ф.И., наименование компании, которую представляет, занимаемая им должность, адрес, в том числе электронный, телефон, факс (заполняется либо со слов, либо с визитной карточки Посетителя).

-         К какой категории из ниже перечисленных следует отнести Посетителя (отметить):

конечный Потребитель (указать в какой сфере специализируется, выбрать из меню-подсказки);

посредник (указать в какой стране/регионе он осуществляет или планирует осуществлять свою деятельность);

разработчик (производитель) изделий-аналогов;

производитель (поставщик) изделий-аналогов;

представитель специализированных СМИ (в том числе национальных, указать конкретно);

другое (указать конкретно)

-         Какими изделиями заинтересовался Посетитель (выбрать из меню-подсказки изделия, представленные на выставке/презентации).

-         Чем обычно мотивируется его выбор изделия (отметить)?

  • новизной конструкции;

  • техническими характеристиками;

  • внешним видом и удобством использования (дизайн и/или эргономика);

  • возможностью модификации изделия под конкретные задачи;

  • программным обеспечением функционирования изделия;

  • сопроводительной (эксплуатационной) документацией на изделия;

  • качеством;

  • ценой;

  • сроками изготовления (относительно даты заключения Договора);

  • организацией сервисного обслуживания;

  • условия и сроками поставки;

  • имиджем или брендом компании-производителя;

  • другое (указать конкретно).

-         Какие из основных характеристик изделия (не более 3-х из меню-подсказки) Посетитель считает наиболее важными при определении выбора изделия из числа конкурентных (отметить из числа приведенных в справочнике-подсказке).

-         Какие изделия конкурентов Посетитель упоминал как возможные аналоги изделиям компании (конкретно выбрать из меню-подсказки).

-         Приобретал или пользовался ли он ранее изделиями компании (выбрать какими именно, из меню-подсказки)

Если «Да», то, что его более всего устроило или не устроило (указать конкретно)

-         Какие информационные материалы об изделиях компании он хотел бы получить и когда это необходимо сделать (указать конкретные сроки и в каком виде они должны быть предоставлены).

-         Экспертная оценка Посетителя, как потенциального Потребителя или Партнера (по традиционной 5-ти бальной шкале);

-         Примечание (свободное поле для заметок).   

Структура  «Отчета  ответственного сотрудника компании об участии конкурентов в выставке/презентации»

  1. Наименование выставки/презентации.

  2. Страна, город и период ее проведения.

  3. Список компаний-конкурентов участников выставки/презентации с указанием:

  • занимаемой ими экспозиционной площади (в кв. м);

  • перечня экспонируемых изделий, которые могут рассматриваться как конкурентные изделиям компании;

  • информации, по возможности, полной  о новых, ранее не демонстрировавшихся товарах/изделиях, которые могут быть признаны конкурентными (если рекламно-информационные материалы производителя/поставщика не удалось получить в печатном или электронном виде, то сотрудником компании заполняется стандартная электронная форма с указанием основных технических и потребительских характеристик  товара/изделия и, по возможности, делается его фотография на выставке);    

  • использованные ими средства оргтехники для отображения информации на стенде (например, плазменный телевизор или ЖКИ мониторы большого формата, мультимедийные проекторы, Интернет и др.);

  • количества стендистов;

  • перечня рекламных и PR-акций проведенных ими в период работы выставки/презентации (желательно приложить либо сами материалы, в том числе, например, пресс-релизы, специализированные рекламные материалы, например, выставочные бюллетени и др., местные газеты с PR  и рекламными материалами о компаниях-конкурентах, если они распространяются на стенде и др.);

  • экспертную сравнительную оценку экспозиции стенда компании и ее основных Конкурентов (дизайн экспозиции и доступность представленных образцов изделий, плюсы и минусы, конкретно);   

  • перечень передаваемых в службу маркетинга информационных и рекламно-информационных материалов (официальный каталог выставки, проспекты, буклеты, листовки, описания, фотографии, CD-диски, местные периодические СМИ, в том числе специализированные и др.).  

Порядок отчетности по итогам участия компании в выставках/презентациях

  • По возвращению сотрудников компании с выставки/презентации Ответственный сотрудник компании в соответствии со сроками, оговоренными в Приказе Генерального директора о Плане участии компании в выставке/презентации, представляет Руководителю службы маркетинга

«Отчет об участии компании в выставке/презентации», включающий:

  • Отчет об участии конкурентов в выставке/презентации;

  • Отчет о проведенных рекламных и PR-акциях, осуществленных сотрудниками компании в период проведения выставки/презентации, в том числе совместно Партнерами компании и фактически израсходованных на их проведение денежных средств (включая расшифровку израсходованных средств на представительские расходы);

  • Отчет о заключенных Договорах и подписанных Протоколах о намерениях, включая:

  • полный список заключенных Договоров и Протоколов о намерениях и следующих данных о них:

  • общая сумма по заключенным договорам;

  • наименование и количество изделий по всем Договорам и Протоколам о намерениях, в том числе:

  1. с новыми Потребителями;

  2. с Партнерами.

Экспертная оценка участия в работе выставки/презентации Партнеров компании и разработка предложений по повышению эффективности форм взаимодействия с ними на выставках/презентациях в будущем.

  • Сводная оценка общего количества Посетителей стенда компании, проранжированных по степени их потенциальной значимости, в том числе среди приглашенных Партнерами.

  • Сводный список изделий, вызвавших наибольший интерес у Посетителей, в разбивке по категориям.

  • Сводный список ранжирования Посетителями стенда компании значимости основных характеристик экспонируемых на выставке/презентации товаров/изделий.

  • Сводный список наиболее часто задаваемых Посетителями вопросов, в том числе, замечаний, пожеланий и предложений, сгруппированных по разделам:

  1. технические характеристики и потребительские свойства товаров/изделий;

  2. ассортиментная политика (освоение новых видов изделий) компании;

  3. качество;

  4. сопроводительная (эксплуатационная) документация;

  5. гарантийное обслуживание и сервисное сопровождение;

  6. ценовая политика компании;

  7. политика регионального партнерства компании;

  8. политика партнерства компании в сфере кооперации по производству комплектующих изделий.  

  • Сводный список наиболее часто упоминаемых Посетителями изделий-аналогов Конкурентов и тем, что их более всего привлекает или нет в них в сравнении с товарами/изделиями компании (приводятся данные конкретно по каждому товару/изделию Конкуренту).   

  • Если в период проведения выставки/презентации имели место отказы изделия, то приводятся их описания и характер дефекта.

  • Конкретные предложения относительно целесообразности участия компании в этой выставке в будущем и перечня мероприятий по повышению ее эффективности, включая:

  1. оценку целесообразности участия компании в выставке/презентации по 10-ти бальной шкале (высший ранг -10 баллов);

  2. порядок подготовки образцов товаров/изделий для экспонирования на выставке/презентации;

  3. размер арендуемой площади, в том числе выбора Павильона (если их несколько) или места в нем (если предусмотрена отдельная оплата за расположение стенда в нем или этажность);

  4. рекомендуемый для экспонирования перечень товаров/изделий;

  5. дизайн стенда;

  6. наличие дополнительных средств оргтехники и мультимедиа на стенде;

  7. перечень необходимых рекламно-информационных материалов, которые пользуются наибольшим спросом и предложений по размещению пресс-релизов в конкретных СМИ, оценку целесообразности подготовки дайджестов на национальных языках и оперативного отражения участия компании в выставки/презентации на веб-сайте компании;

  8. целесообразности осуществления рекламных и PR-акций в период проведения выставки/презентации и привлечения к ним Партнеров компании;

  9. подготовки дополнительных методических и справочных материалов (например, памяток для стендистов и др.).

Руководитель службы маркетинга на основании анализа данных, представленного «Отчета Ответственного сотрудника компании на выставке/презентации», мониторинга материалов в СМИ и сети Интернет, освещающих выставку/презентацию, финансового отдела о фактическом расходовании денежных средств по участию компании в выставке/презентации, готовит

«Итоговый отчет об участии компании в выставке/презентации»

и направляет его в соответствии со сроками, приведенными в Приказе по Плану организации участия компании в выставке/презентации Генеральному директору и Совету директоров на рассмотрение и утверждение.

Представленный Отчет включает в себя:

  1. данные о заключенных Договорах (общая сумма и по каким товарам/изделиям конкретно);

  2. данные об основных Конкурентах, принимавших участие в выставке/презентации и экспонируемых ими изделиях, в том числе новых, ранее не экспонировавшихся (подробно);

  3. данные об общем количестве Посетителей стенда компании в разбивке по категориям;

  4. перечень товаров/изделий, вызвавших наибольший интерес у различных категорий Посетителей стенда компании;

  5. перечень изделий-конкурентов  компании, наиболее часто упоминаемых Посетителями стенда и того, что их более всего привлекает или нет в них, в сравнении с изделиями компании (приводятся данные конкретно по каждому изделию и Конкуренту).

  • анализ популярности у Посетителей рекламно-информационных материалов и целесообразность подготовки памяток стендистам по конкретным видам изделий;  

  • перечень наиболее часто высказываемых замечаний, пожеланий и предложений Посетителями в адрес компании относительно характеристик, качества, ассортимента, программного обеспечения, эксплуатационной документации, цены, условий поставок и организации сервисного обслуживания изделий;

  • данные о качестве экспонируемых изделий, в том числе, по имевшим место причинам отказов;

  • анализ организации взаимоотношений с Партнерами компании в период проведения выставки/презентации и предложения по повышению их эффективности;    

  • экспертная оценка эффективности осуществленных в период подготовки и проведения выставки/презентации рекламных и PR-акций;

  • результаты анализа мониторинга освещения выставки в целом и компании в частности в СМИ, в том числе специализированных,  и сети Интернет;

  • анализ соответствия фактического и планируемого бюджетов финансирования участия компании в выставке/презентации и причин несоответствия, если они имеют место;  

  • оценка уровня достижения планируемых количественных и качественных целей, по итогам участия компании в выставке/презентации (конкретно);

  • экспертная оценка целесообразности дальнейшего участия компании в выставке/презентации по 10-ти бальной шкале с отражением утвержденного ее значения в «БД – выставки»;

  • предложения по повышению эффективности участия компании в аналогичной выставке/презентации на предстоящие периоды.

Подготовленный дайджест утвержденного «Итогового Отчета об участии компании в выставке/презентации» рассылается руководителям подразделений компании и размещается на сервере компании, доступ к которому осуществляется с учетом утвержденного порядка ранжирования для ее сотрудников.