ОРГАНИЗАТОРАМ

1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УЧАСТИЯ
ОФОРМЛЕНИЕ УЧАСТИЯ.
Организация, желающая принять участие в выставке (далее по тексту Участник), направляет в адрес АО «Тюменская ярмарка» (далее по тексту Организатор) заполненную, подписанную и заверенную печатью Заявку (форма №1).
Заполненную Заявку необходимо заблаговременно отправить в адрес Организатора. Заявки, поступившие позднее указанного срока, рассматриваются только при наличии незанятой выставочной площади.
После подтверждения участия и получения заявок на выставочную площадь и дополнительные услуги, Организатор высылает Участнику договор и счет, в котором указана стоимость участия.
Стоимость участия в выставке формируется из суммы обязательного регистрационного сбора, стоимости аренды выставочной площади и дополнительного оборудования (услуг).
Обязательный регистрационный взнос включает: размещение информации о фирме в каталоге выставки, приглашение на банкет, пакет участника выставки (2 бейджа, один экземпляр каталога, программа выставки и др.).
ОПЛАТА ЗА УЧАСТИЕ.
Оплата производится в рублях согласно счету, выставленному Организатором на основании Заявки, путем безналичного перечисления. Денежные средства должны быть зачислены на расчетный счет Организатора не менее чем за 30 дней до начала выставки, более поздние сроки оговариваются с Организатором выставки, согласно договору на оказание услуг. В платежном поручении необходимо указать: «Оплата за участие в выставке (название)».
Сумма регистрационного сбора должна быть переведена на расчетный счет Организатора в трехдневный срок с момента предъявления счета. После поступления сбора Организация регистрируется в качестве Участника данной выставки.
В случае предоставления дополнительного оборудования (услуг) непосредственно в дни работы выставки оплата производится только за наличный расчет (при этом данные услуги оказываются Организатором только после их оплаты).
До окончания выставки Участники должны оплатить все дополнительные услуги, заказанные в период работы выставки, согласно выставленным счетам.
Участник получает "разрешение на выезд", которое позволяет ему вывезти экспонаты и собственное имущество из выставочного павильона, только после погашения финансовой задолженности.
ОТКАЗ ОТ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ.
Отказ от участия в выставке принимается Организатором только в письменной форме. При отказе организации от участия в выставке не позднее, чем за 30 дней до ее открытия, сумма оплаты возвращается без учета регистрационного сбора. При отказе в более поздний срок оплата не возвращается. При этом Организатор обязуется разместить в каталоге выставки предоставленную Участником информацию и выслать ему один экземпляр каталога.
ДОПУСК НА ВЫСТАВКУ.
Участник допускается на выставку только при наличии у него оформленных в установленном порядке Заявки (обязательны оттиск печати и подпись руководителя), договора на оказание услуг при проведении выставки (ярмарки) и доверенности на лицо, уполномоченное действовать от имени организации (с правом подписи финансовых и юридических документов), а также копии платежного поручения об оплате участия в выставке с отметкой банка.
2. АРЕНДА ВЫСТАВОЧНОЙ ПЛОЩАДИ
Организатор осуществляет застройку выставочных стендов из выставочных конструкций системы EXPONORM (панели белого цвета), высота стандартного стенда составляет 240 см., ширина одной панели – 98 см., размер фризовой панели – 200х23 см.
ОБОРУДОВАННАЯ ВЫСТАВОЧНАЯ ПЛОЩАДЬ.
Участник может заказать стенды необходимых размеров: 4 м2, 6 м2, 8 м2, 9 м2, 10 м2, 12 м2, 16 м2, и т.д.
Оборудованная выставочная площадь включает: боковые и задние стены, ковровое покрытие, фризовая панель с названием компании Участника, один стол, 2 стула, розетка 220В, мусорная корзина, общее освещение зала, общая уборка, общая охрана.
В рамках предоставленной площади могут находиться конструктивные элементы павильона, колонны, площадь которых не учитывается в величине арендуемой площади.
При заказе стенда более 4 м2 Участнику необходимо предоставить планировку стенда с указанием оборудования, арендуемого у Организатора выставки, расположения светильников, электрических розеток, с указанием напряжения и мощности (форма №2).
РАСПОЛОЖЕНИЕ И ВИДЫ СТЕНДОВ.
А – линейный стенд (открыта одна сторона).
B - угловой стенд (открытый с двух сторон) – доплата 10% от стоимости стенда.
C - сквозной стенд (открытый с двух сторон) – доплата 10% от стоимости стенда.
D - полуостров (открытый с трех сторон) – доплата 20% от стоимости стенда.
E - стенд-остров (открытый с четырех сторон) – доплата 25% от стоимости стенда.
На линейные стенды, расположенные вдоль главного прохода выставочного зала – доплата 25% от стоимости стенда.
ОТКРЫТАЯ ВЫСТАВОЧНАЯ ПЛОЩАДЬ.
При аренде открытой площади (вне павильона, на прилегающей территории) необходимо сообщить сведения об экспонатах (название, габариты, вес, дату прибытия, необходимость погрузо-разгрузочных работ, подвода электричества с указанием необходимого напряжения и мощности).
ФРИЗОВАЯ НАДПИСЬ.
Надписи на фризовых панелях изготавливаются Организатором в едином для всех Участников цвете, размере и стиле. Организатор размещает на фризовой панели в точности ту информацию, которую Участник указал в Заявке (форма №1). По желанию Участника за дополнительную плату на фризовой панели может быть помещён фирменный знак и логотип. Заявку на изготовление Участник должен предоставить не позднее, чем за 15 дней до начала работы выставки.
МОНТАЖНЫЕ И ДЕМОНТАЖНЫЕ РАБОТЫ.
Работы по монтажу экспозиций (экспонатов) начинаются в сроки, установленные Организатором, т.е. за один день, до начала выставки. В случаях, когда для застройки стенда необходимо больше времени Организатор по согласованию с Участником может продлить время до трех дней. Участник должен письменно уведомить Организатора о необходимых сроках монтажа, с указанием ответственных лиц и режима работы. Монтажные работы должны быть закончены не позднее, чем за 2 часа до момента официального открытия выставки.
Погрузочно-разгрузочные, строительные, монтажно-демонтажные работы и художественное оформление стендов может быть начато также не ранее установленного срока и должно быть закончено, включая вывоз тары, не позднее, чем за 2 часа до официального открытия выставки.
Демонтаж экспозиции и вывоз экспонатов производится только после официального окончания работы выставки.
Демонтаж стенда и вывоз выставочных грузов должны быть закончены, как и все работы по приведению в первоначальное состояние полученной в аренду выставочной площади, не позднее срока, установленного Организатором. После окончания выставки детали индивидуальных стендов и конструкций вывозятся Участником самостоятельно и за свой счет.
МОНТАЖ ИНДИВИДУАЛЬНЫХ СТЕНДОВ.
В случаях, когда Участник монтирует стенд самостоятельно из собственных конструкций или привлекает другие компании-застройщики за свой счет, Участник должен письменно уведомить Организатора и согласовать технические возможности застройки с Организатором.
При монтаже стенда своими силами или с привлечением подрядных организаций должны соблюдаться следующие технические требования:
*все временные сооружения и стенды устанавливаются в пределах выделенной Участнику площади;
*высота стендовой конструкции не должна превышать 6,5 м.
*подвешивание конструкций к потолку павильона запрещено или возможно только с письменного разрешения Организатора, после согласования технических характеристик (вес, габариты) конструкции.
Проекты индивидуального строительства стендов должны быть представлены в обязательном порядке для одобрения в оргкомитет Организатора не позднее 15 дней до открытия выставки. Конструкция стенда и его оформление и работы по его монтажу должны отвечать требованиям техники безопасности и противопожарной безопасности.
Монтаж и демонтаж экспонатов производится только в пределах арендуемых Участником площадей при обязательном условии сохранения проходов свободными от тары и строительных отходов.
Не допускается:
*наносить краску, лак, клей или иное трудноудаляемое покрытие на выставочное оборудование, пол, стены и колонны выставочного павильона;
*делать отверстия в выставочном оборудовании, полах, стенах, колоннах.
3.ОБЩИЕ УСЛОВИЯ
РЕГИСТРАЦИЯ УЧАСТНИКОВ.
Регистрация Участников выставки производится в помещении Выставочного зала на СТЕНДЕ РЕГИСТРАЦИИ в день заезда Участников (с 10.00 до 18.00) и в первый день открытия выставки (с 9.00 до 11. 00).
На стенде регистрации Участник можете отметить командировочное удостоверение, получить дополнительную информацию о выставке и услугах предоставляемых Организатором, заказать необходимое Участнику дополнительное оборудование и услуги. А также все вопросы, возникающие в период подготовки экспозиции и работы выставки к персоналу Выставочного зала, Участник решает с менеджером выставки на СТЕНДЕ РЕГИСТРАЦИИ.
БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ.
По окончании выставки Участник получает от Организатора бухгалтерские и юридические документы: счет-фактура, акты выполненных работ, счет, договор, оформленные в соответствии с утвержденным постановлением Правительства РФ о порядке оформления счет-фактур. Данные Участника в выше перечисленные документы заносятся в соответствии с заполненной Участником Заявкой (форма№1). Организатор просит более внимательно отнестись к заполнению юридических и банковских реквизитов фирмы Участника в Заявке!
ОХРАНА.
Организатор не несет ответственности за утрату или повреждение экспонатов и других материальных ценностей, принадлежащих Участнику, его агенту или лицам, работающим у Участника, или им приглашенным в рабочее время монтажа и демонтажа, оформления, декорирования стендов, вывоза экспонатов, а также в часы работы выставки. Организатор не несет ответственности за любые убытки, возникшие вследствие форс-мажорных обстоятельств.
Организатор обеспечивает общую охрану выставочного зала в часы работы выставки, круглосуточную охрану общественного порядка на выставке, не осуществляя при этом индивидуальную охрану экспонатов. В случае необходимости, на основании дополнительного соглашения с Участником и за дополнительную плату может быть организована охрана стенда и экспонатов Участника. Вне времени работы выставки под охрану принимаются только ценности, упакованные в запечатанные ящики, контейнеры или находящиеся в опечатанном помещении на основании ежедневного акта приема-передачи товароматериальных ценностей
УРОВЕНЬ ШУМА.
При проведении презентаций, видео/аудио демонстраций и т.п. не допускается уровень шума более 60 ДБ. При появлении жалоб со стороны других Участников выставки на слишком высокий уровень шума Организатор имеет право отключить источник шума на основании акта замера. Акт составляется в 2-х экземплярах, подписывается ответственным сотрудником АО «Тюменская ярмарка» и передается Участнику выставки.
ПРАВИЛА ПРОТИВОПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ.
Участник обязан соблюдать Правила техники безопасности, пожарной безопасности и производственной санитарии и нести ответственность за их нарушение.
КУРЕНИЕ НА ТЕРРИТОРИИ ВЫСТАВОЧНОГО ЗАЛА, НА ВЫСТАВОЧНЫХ СТЕНДАХ ЗАПРЕЩЕНО.
Во время проведения выставки курение допускается только в специально отведенном для этого месте.
СТОЯНКА ДЛЯ АВТОМОБИЛЕЙ.
Около выставочного зала имеется стоянка для легкового транспорта, Участник может безвозмездно воспользоваться стоянкой только в часы работы выставки с 9.00 до 18.00, при предъявлении бейджа.
4. ДРУГИЕ ВИДЫ УЧАСТИЯ
СПОНСОР ВЫСТАВОК.
Услуга по продвижению Вашей компании в рамках специализированных выставок.
Организатор предлагает воспользоваться дополнительной услугой по продвижению Вашей компании в рамках специализированных выставок и приобрести один из Спонсорских пакетов (Пакет Генерального спонсора выставки, Пакет Официального спонсора выставки, Пакет Партнера выставки).
Подробную информацию о стоимости спонсорских пакетов Вы можете уточнить у менеджера выставки.
УЧАСТИЕ НЕСКОЛЬКИХ ФИРМ НА ОДНОМ СТЕНДЕ.
При участии нескольких фирм на одном стенде – за каждую дополнительную взимается плата в размере дополнительного регистрационного сбора. Информация о каждом дополнительном Участнике размещается в официальном каталоге выставки, каждому Участнику предоставляется 1 экземпляр каталога, изготавливается фризовая надпись.
ЗАОЧНОЕ УЧАСТИЕ.
Рекламная информация Участника, полученная за 15 дней до начала выставки, размещается на стенде «Заочное участие». Сведения о Фирме, указанные в Заявке, размещаются в каталоге выставки, Участнику предоставляется 1 экземпляр каталога.
ПРОВЕДЕНИЕ КОНФЕРЕНЦИЙ, АРЕНДА КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛА.
На территории Выставочного зала есть конференц-зал на 70 человек, оборудованный для проведения семинаров, конференций, круглых столов. Каждый Участник выставки может арендовать конференц-зал и необходимое оборудование, для проведения мероприятий, в рамках выставки.
Организатор по просьбе Участника может внести данное мероприятие в программу выставки.
ТРЕБОВАНИЯ К ГРАФИЧЕСКИМ МАКЕТАМ.
Растровые изображения. Растровую графику, необходимо предоставлять в следующих форматах:
TIFF CMYK (полноцветная печать),
Photoshop EPS (при растровом изображении с 5 и более цветами).
Векторная графика. Все шрифты должны быть переведены в кривые. Сложные спецэффекты (тени, линзы, powerclip, прозрачности, и пр.) - должны быть конвертированы в растровое изображение. Векторную графику оптимально предоставить в формате - EPS, CDR, PDF.
Требования к логотипам. Логотипы оптимально предоставить в формате – CDR. (Corel Draw 18).
5. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛУГИ И ОБОРУДОВАНИЕ
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ ВЫСТАВОЧНОЕ ОБОРУДОВАНИЕ.
Участникам выставки предоставляется в аренду дополнительное выставочное оборудование и мебель, телефакс, ксерокс, Интернет. Заявка на дополнительное оборудование (форма №2).
Организатор принимает заявки на оклейку оборудования и панелей самоклеящейся пленкой согласно предоставленному Участником эскизу и за дополнительную плату.